Authentification des documents : Exigences

Il se peut que vous deviez faire authentifier un document canadien ou obtenir une apostille pour l’utiliser à l’étranger.

Soumettez votre demande

Sur cette page

• À propos du processus
• Exigences générales
• Exigences en matière de traduction
• Exigences en matière de notarisation
• Raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas authentifier votre document
• Envoi de vos documents
• Options pour le retour de vos documents
• Mises à jour concernant l’état d’avancement des demandes d’authentification
• Frais
• Délai de traitement
• Coordonnées

À propos du processus

Quand vous pourriez avoir besoin de faire authentifier vos documents canadiens

Certains pays exigent que vous fassiez authentifier vos documents canadiens avant de pouvoir les utiliser dans ce pays. La loi du pays destinataire déterminera si vous devez l'authentifier, et non la loi canadienne.

La Convention Apostille simplifie le processus d'authentification. Elle supprime l’exigence de légalisation pour les documents que vous prévoyez utiliser dans les pays membres de la convention (Conférence de La Haye de droit international privé).

Pour être authentifié, votre document recevra un certificat d’apostille (appelé une « allonge »). Il s’agit d’un document distinct qui sera joint de manière sécurisée à votre document authentifié.

Si vous envisagez d’utiliser votre document dans un pays qui n’est pas signataire de la Convention Apostille, il se peut que vous ayez à le faire légaliser après authentification par Affaires mondiales Canada par l’ambassade, le haut-commissariat ou le consulat de ce pays qui se trouve au Canada ou qui est accrédité auprès du Canada.

Vérifiez les exigences auprès :

• de l'autorité qui demande votre document; ou
• du bureau de représentation le plus proche du pays où vous prévoyez l’utiliser.
  • Tous les pays n’ont pas les mêmes exigences.

Solutions de rechange à l'authentification

Dans certains cas, il existe d'autres moyens de faire reconnaître des documents canadiens à l'étranger sans authentification par notre bureau.

En savoir plus sur les solutions de rechange à l’authentification de votre document.

Validité des certificats d’authentification

Les apostilles et les certificats d’authentification que nous délivrons n’expirent pas.

Toutefois, les pays qui font partie de la Convention Apostille n’accepteront que les documents authentifiés sous la forme d’une apostille.

Avant que le Canada n’adhère à la Convention Apostille, nous authentifiions les documents en délivrant un cachet rouge. Si vous avez un document portant le cachet d’authentification rouge et que vous devez l’utiliser dans un pays membre de la Convention Apostille, vous devez soumettre une nouvelle demande d’authentification avec une version propre de vos documents.

Les pays qui ne sont pas membres de la Convention Apostille peuvent tout de même accepter les documents portant le cachet d’authentification rouge.

Communiquez avec le bureau de représentation le plus proche du pays où vous prévoyez utiliser vos documents pour vous assurer qu’ils seront acceptés avant de soumettre une nouvelle demande.

Authentification de documents étrangers

La loi canadienne n’exige pas l’authentification des documents publics étrangers avant qu’ils puissent être utilisés au Canada. Toutefois, certaines personnes ou institutions au Canada peuvent toujours choisir d’accepter uniquement les documents étrangers qui ont été authentifiés.

La manière dont vous présentez une demande d’authentification de documents étrangers dépendra de l’endroit où ils ont été délivrés :

• Si votre document a été délivré dans un pays qui fait partie de la Convention Apostille, demandez une apostille auprès de l’autorité compétente dans ce pays.
• Si votre document a été délivré dans un pays qui n’a pas signé la Convention Apostille, communiquez avec le ministère des Affaires étrangères de ce pays ou son bureau consulaire au Canada et renseignez-vous sur la façon de faire authentifier votre document.

Si l’autorité ou l’organisation canadienne destinataire demande également une authentification auprès d’Affaires mondiales Canada, veuillez nous envoyer la preuve par courriel, accompagnée d’une explication. Nous évaluerons votre demande et vous répondrons dans les plus brefs délais.

Communiquez avec nous : docs@international.gc.ca

Exigences générales

Vous devez suivre la procédure pour les demandes d’authentification. Si vous ne répondez pas à toutes les exigences, nous vous renverrons vos documents non authentifiés par courrier ordinaire.

Pour être authentifié, votre document doit :

• porter une signature originale et reconnue (et un sceau, le cas échéant);
• être en format papier;
• être envoyé à l’autorité compétente adéquate pour authentification.
• Certaines provinces sont responsables d’apposer des apostilles pour les documents délivrés sur leur territoire.
• Découvrez où envoyer votre document et soumettre votre demande.

Envoyez-nous des documents qui sont :

• délivrés par le gouvernement du Canada ou
• délivrés ou notariés dans l’une des provinces ou l’un des territoires suivants, quel que soit l’endroit où ils ont été initialement délivrés :
  • Manitoba
  • Nouveau-Brunswick
  • Terre-Neuve-et-Labrador
  • Territoires du Nord-Ouest
  • Nouvelle-Écosse
  • Nunavut
  • Île-du-Prince-Édouard
  • Yukon

Les autorités compétentes des provinces suivantes sont chargées d’apposer des apostilles pour les documents délivrés sur leur territoire :

• Alberta (en anglais seulement)
• Colombie-Britannique (en anglais seulement)
• Ontario
• Québec
• Saskatchewan (en anglais seulement)

Si votre document a été notarié en Alberta, en Ontario ou en Saskatchewan, envoyez-le à l’autorité compétente de cette province, peu importe où il a été délivré.

En Colombie-Britannique et au Québec, l’autorité compétente ne peut authentifier un document notarié que si le document original a été délivré dans la province.

Les services provinciaux et territoriaux fonctionnent indépendamment du gouvernement du Canada et peuvent établir des délais de traitement et des frais de service différents.

Exigences en matière de traduction

Vous devez obtenir une traduction certifiée si votre document comprend du contenu dans une langue autre que le français ou l’anglais. Envoyez la traduction certifiée avec le document original.

Certains documents sont exemptés des exigences de traduction.

Déterminez si votre document est exempté de la traduction.

La traduction doit être :

• certifiée conforme par un membre d’un organisme provincial de traduction reconnu;
  • Certains pays peuvent exiger que le traducteur agréé fournisse un affidavit avec la traduction.
  • Un notaire public canadien doit signer et sceller cet affidavit.
• accompagnée d’une attestation de traduction par un notaire public canadien qui parle français ou anglais et la langue du document original.
  • Dans ce cas, le notaire public doit déclarer qu’il parle français ou anglais et la langue du document original et qu’il certifie l’exactitude de la traduction.

Consultez la liste des organismes provinciaux de traduction reconnus (Conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada).

Exigences en matière de notarisation

Certains documents doivent être notariés avant d’être authentifiés.

Vérifiez si votre document doit être notarié.

S’il doit être notarié, vous pouvez le faire auprès de n’importe quel notaire public canadien dont nous reconnaissons la signature.

Lors de la signature de votre document, le notaire doit :

• détenir un certificat de nomination valide;
• apposer sa signature à la main et à l’encre;
• apposer une estampille ou un sceau indiquant son nom complet tel qu’il figure sur son certificat de nomination et la province ou le territoire canadien où il a été nommé;
• indiquer le type d’acte notarié qu’il a accompli;
• indiquer la date à laquelle il a accompli l’acte;
• indiquer la date d’expiration de sa nomination à titre de notaire (s’il y a lieu).

Les règles régissant les notaires canadiens varient d’une province ou d’un territoire à l’autre.

Raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas authentifier votre document

Nous ne pouvons pas authentifier :

• les documents qui ne portent pas de signature ou de sceau original, comme les photocopies;
• les documents qui portent une signature ou un sceau inconnu que nous ne pouvons pas vérifier;
• les documents religieux, comme les certificats de baptême, les certificats de mariage religieux ou les autres documents délivrés par un établissement religieux;
• les documents d’origine étrangère (nous authentifions les documents canadiens seulement);
• les documents délivrés par un établissement d’enseignement non reconnu;
• les documents collés;
• les documents laminés.

Nous pouvons refuser l'authentification et transmettre votre dossier aux autorités policières compétentes si :

• nous croyons que votre document contient du contenu trompeur;
• nous croyons que le document ou le processus d’authentification pourrait être utilisé à des fins frauduleuses, illégales ou trompeuses;
• nous avons des doutes sur la véracité du document ou de l’acte notarié;
• nous croyons que le document ou l’acte notarié enfreint nos politiques.

Nous vous informerons par écrit si nous ne pouvons pas authentifier votre document.

Envoi de vos documents

Une fois que vous avez confirmé que vous devez envoyer votre document à Affaires mondiales Canada pour authentification :

Soumettez votre demande

Une fois que vous avez soumis votre demande en ligne, suivez les instructions pour nous soumettre vos documents :

• par courrier
• par service de messagerie
• en les déposant en personne au centre de distribution d’Affaires mondiales Canada
  • Le centre de distribution sert uniquement au dépôt de documents. Aucun service en personne n’y est offert et le centre de distribution ne peut pas répondre aux questions sur le service ni fournir des mises à jour sur l’état d’avancement de votre demande.

Veuillez joindre :

• le numéro de votre demande de service sur l’extérieur de votre enveloppe;
• une copie de la page récapitulative de votre demande en ligne;
• tous les documents à authentifier;
• une enveloppe affranchie et adressée ou une étiquette d’expédition prépayée pour le retour de vos documents.
  • Nous n’acceptons que les étiquettes d’expédition prépayées.
    • Nous n’acceptons pas les bordereaux d’expédition de messagerie avec des numéros de compte.
  • Les demandes d’authentification qui ne sont pas accompagnées d’une enveloppe de retour prépayée seront renvoyées ou acheminées par courrier ordinaire, et vous ne pourrez pas en effectuer le suivi.

Si vous êtes à l’extérieur du Canada, vérifiez auprès de l’ambassade, du haut-commissariat ou du consulat du Canada le plus proche pour savoir si celui-ci peut authentifier vos documents.

S’il n’est pas en mesure de le faire, vous pouvez envoyer les documents par la poste à notre bureau d’Ottawa. Les documents envoyés par courrier ordinaire de l’extérieur du Canada peuvent mettre beaucoup plus de temps à nous parvenir.

Options pour le retour de vos documents

Une fois authentifiés, vos documents peuvent :

• vous être renvoyés par courrier;
  • Joignez une enveloppe affranchie et adressée.
• vous être renvoyés par service de messagerie;
  • Joignez une étiquette prépayée ou une enveloppe prépayée.
  • Nous n’acceptons pas les bordereaux d'expédition de messagerie avec des numéros de compte.

• être acheminés à une ambassade, à un haut-commissariat ou à un consulat étranger au Canada.
• Si le bureau se trouve à l’extérieur d'Ottawa, joignez une étiquette prépayée ou une enveloppe prépayée.
• Sinon, nous l’enverrons par courrier ordinaire.
• Si le bureau se trouve à Ottawa, vous pouvez choisir entre le courrier ordinaire, le courrier accéléré ou le service de messagerie, ou notre système de courrier interne.
• Notre système de courrier interne est un service sans frais qui prend généralement de deux à quatre jours ouvrables. 
• Si vous sélectionnez cette option, vous ne serez pas en mesure de suivre la livraison de votre document au bureau étranger.

Remarques

• Si vous souhaitez que nous envoyions vos documents authentifiés à un autre bureau, choisissez cette option dans votre demande d’authentification et confirmez auprès de ce bureau comment il vous retournera vos documents.
• Ne joignez pas d’argent en espèces dans votre colis.
  • Si la mission étrangère exige un paiement en espèces, envoyez-le séparément.
• Nous ne sommes pas responsables de la perte de documents qui nous ont été envoyés ou qui ont été envoyés à des bureaux étrangers.

Mises à jour concernant l’état d’avancement des demandes d'authentification

Nous ne pouvons fournir des mises à jour concernant l’état d’avancement que pour les demandes qui nous sont soumises, et non pour les demandes envoyées à une autorité compétente provinciale.

Si vous nous avez demandé de transmettre vos documents à une ambassade, à un haut-commissariat ou à un consulat, vérifiez d'abord l’état d’avancement de vos documents auprès de celui-ci.

Vérifiez l’état d’avancement de votre demande d’authentification.

Frais

Nos services d’authentification sont gratuits. 

Délai de traitement

Consultez notre délai de traitement actuel.

Coordonnées

Si vous ne trouvez pas de réponse à vos questions, communiquez avec nous :

Courriel : docs@international.gc.ca

Messagerie téléphonique : 1-833-928-1551

Adresse postale et adresse pour le dépôt de documents :
Affaires mondiales Canada
Section des services d'authentification
2421, chemin Lancaster
Ottawa (Ontario) K1B 4L5
CANADA

Heures d'ouverture pour le dépôt de documents en personne : Du lundi au vendredi (sauf les jours fériés) de 8 h à 16 h.

Remarques

• Notre bureau se réserve le droit de refuser de fournir ses services à toute personne dont le comportement serait jugé irrespectueux, violent ou abusif.
• Si vous nous envoyez un courriel, vous recevrez une réponse automatique.
  • Veuillez lire attentivement ce message, car il pourrait répondre à votre question.
  • Notre bureau reçoit un volume élevé de courriels et de messages téléphoniques. Par conséquent, nous répondrons pas aux demandes de renseignements lorsque l’information est déjà accessible sur le présent site Web ou dans la réponse automatique de notre courriel.

Lien connexe

• Authentification des documents : Glossaire