Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) : Évaluation et audit de l’Initiative sur le leadership mondial dans l'Arctique, 2020-2021 à 2023-2024
Recommandation d’évaluation 1
Il est recommandé que les responsables du programme abordent les lacunes dans les documents de communication essentiels pour permettre que les informations sur le programme soient accessibles et accroître la sensibilisation au programme et la portée de celui-ci, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur d’AMC.
Réponse de la direction et engagements
Bureau du Haut représentant pour l’Arctique et DG, Affaires arctiques, de l’Eurasie et de l’Europe (ECD) et la Direction des Relations Nordiques et Polaires (ECA) sont d'accord avec cette recommandation.
Au cours des dernières années, ECA a exploré les possibilités de créer une page Web publique afin de formaliser les communications internes et externes de l'ILMA. Cependant, les contraintes en matière de ressources humaines ont rendu difficile la priorisation du développement et de la maintenance de cette page Web. De plus, l'équipe de conception Web du Secteur de la stratégie, des politiques et des affaires publiques (RFM) a initialement indiqué qu'un tel site Web pourrait ne pas être possible, mais s'est récemment montrée plus ouverte à la réalisation de cet objectif, afin de présenter l'ILMA, ses priorités, ses réalisations et les possibilités de partenariat à venir en vue d'accroître la transparence du programme. ECA reconnaît que d'autres ministères peuvent prendre l'initiative en matière de communications liées à l'Arctique, et il s'efforcera de rationaliser ces communications.
| Actions | Livrables / résultats escomptés | Centre(s) de responsabilité (Direction générale/Direction) | Date cible |
|---|---|---|---|
1.1 Créer une page SharePoint consacrée aux politiques concernant l’Arctique et à l'ILMA. Cette page fournira des renseignements détaillés sur l'ILMA et son fonds pour les missions, et offrira des ressources en matière de promotion et de communication aux missions afin de faire progresser efficacement les objectifs internationaux du Canada dans l'Arctique. Après la création d'une première version, la page sera mise à jour et améliorée en fonction des commentaires des utilisateurs. Elle sera ensuite maintenue à jour en tant que ressource permanente. | 1.1 Les parties prenantes internes peuvent facilement accéder à l'information concernant la politique internationale du Canada pour l'Arctique et le financement de l'ILMA. Des lignes directrices et des boîtes à outils sur les processus de l'ILMA sont disponibles afin de rendre l'accès au Fonds des missions plus transparent. | 1.1 ECA en consultation avec GPA | 1.1Novembre 2025 |
1.2 A. Explorer la création d'un bulletin d'information et l'utilisation des plateformes de médias sociaux afin de mieux informer les acteurs qui travaillent dans l'Arctique et le Nord canadiens sur les travaux d’ECA, y comprenant l'ILMA. B. Évaluer l'impact et la valeur ajoutée du bulletin d'information et de l'utilisation des plateformes de médias sociaux, analyser les leçons apprises et décider des ajustements nécessaires. | 1.2 Les partenaires canadiens externes, notamment les gouvernements provinciaux et territoriaux, les municipalités, les détenteurs de droits autochtones, les organisations et les personnes travaillant dans l'Arctique, sont informés des événements, des priorités internationales du Canada dans l'Arctique et des projets de l'ILMA dans la région. Les possibilités offertes aux jeunes sont également partagées afin d'améliorer la dissémination de l'information. | 1.2 ECA en consultation avec les équipes de communication d’AMC : RDW et RDS | 1.2 A. Janvier 2026 B. Juin 2026 |
1.3 Développer une page Web publique dédiée à la Direction des relations nordiques et polaires, y comprenant l'ILMA. | 1.3 Les parties prenantes externes peuvent facilement accéder aux informations relatives au programme, ce qui contribuera à améliorer la transparence et l'accessibilité du programme. | 1.3 ECA avec le soutien /la contribution de RDW et d’autres parties prenantes concernées | 1.3 Décembre 2025 |
Recommandation d’évaluation 2
Il est recommandé que les responsables du programme maintiennent et renforcent une certaine souplesse pour la mise en œuvre, notamment dans les principaux instruments de politique et de financement tels que la présentation au Conseil du Trésor ou les modalités, afin d'améliorer la mise en œuvre et de tenir compte du contexte unique de l'Arctique.
Réponse de la direction et engagements
ECD et ECA sont d’accord avec cette recommandation.
En mars 2025, ECA a modifié ses modalités, ce qui lui a permis d'obtenir plus de souplesse dans ses accords de financement et la possibilité d'inclure davantage de partenaires admissibles. Cette recommandation aidera ECA dans son travail de sensibilisation au sein du Ministère, en veillant à ce que l'ILMA conserve sa souplesse et en aidant l'équipe de programmation à établir les priorités pour les prochaines étapes concrètes visant à renforcer davantage la souplesse. La participation à l'Initiative de transformation des subventions et des contributions (ITSC) permettrait à l'ILMA de conserver la souplesse qu'elle a acquise. L’ILMA explorera également la possibilité de travailler avec des équipes pan-géographiques afin de garantir que le programme conserve et accroisse sa souplesse.
| Actions | Livrables / résultats escomptés | Centre(s) de responsabilité (Direction générale/Direction) | Date cible |
|---|---|---|---|
2.1 A. Modifier les modalités de l'ILMA afin d'accroître la souplesse des accords de financement et d'élargir le cercle des partenaires admissibles. ECA continuera de modifier les modalités de l'ILMA et ses instruments de travail chaque fois qu'il sera possible d'y ajouter des mesures de souplesse. | 2.1 A. L'ILMA continue de formaliser sa souplesse dans ses modalités et d'intégrer la souplesse dans les instruments de financement lorsque cela est possible et approprié. | 2.1 ECA avec le soutien/la contribution de SGPC | 2.1 A. Mars 2025 |
| B. Explorer la possibilité de modifier les modalités de l'ILMA afin d'obtenir une exemption de l'article 6.4.4 de la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Par conséquent, le programme pourrait verser des paiements anticipés correspondant à la part d'AMC des dépenses admissibles prévues qui seront engagées par le bénéficiaire après le mois d'avril de l'exercice financier suivant. | B. Si le Conseil du Trésor approuve cette mesure, les petites organisations nordiques financées par l'ILMA bénéficieront d'une plus grande souplesse dans l'établissement de leur budget pour une période donnée et seront soumises à moins de pression, étant donné qu'elles évoluent dans un environnement souvent imprévisible et changeant. | B. Mars 2026 | |
2.2 Participer aux exercices d'Affaires mondiales Canada visant à harmoniser les processus et les outils de paiements de transfert en : A. collaborant avec la composante de gestion des risques en participant au groupe consultatif sur la gestion des risques (CGR). La participation de l'ILMA se poursuivra jusqu'à ce que l'outil soit finalisé. B. examinant les modalités des accords de contribution. L'ILMA ajustera ses modèles d'accord de contribution afin de les aligner avec les recommandations en matière d'harmonisation. | 2.2 Les nouveaux processus et outils harmonisés d’AMC simplifient et améliorent la souplesse et la facilité de mise en œuvre des projets de l’ILMA. | 2.2 ECA avec la consultation de YOS, GFD, GPD, SGPC, SXB et du Secteur S en général, selon le cas. | 2.2 A. Décembre 2027 B. Mars 2026 Les échéanciers dépendent du processus d'harmonisation et de l'Initiative de transformation des subventions et des contributions. |
2.3 Participer à cinq réunions de la communauté de pratique sur la politique des paiements de transfert. | 2.3 L'ILMA tire des enseignements d'autres programmes et dispose d'un vaste réseau de programmes similaires avec lesquels échanger sur les meilleures pratiques. | 2.3 ECA avec la consultation et le soutien du SGPC | 2.3 Mars 2026 |
Recommandation d’évaluation et d’audit 3
Il est recommandé que les responsables programme abordent les lacunes liées à la collaboration avec les organisations et les détenteurs de droits autochtones, notamment en ce qui concerne l’approche fondée sur les distinctions, et qu’ils élargissent d’accès à des ressources arctiques et autochtones pertinentes afin d’assurer l’harmonisation avec les priorités de la réconciliation et les pratiques exemplaires connexes.
Réponse de la direction et engagements
ECD et ECA sont d’accord avec cette recommandation.
Cette recommandation garantira qu’ACE et les missions appliquent les meilleures pratiques lorsqu'elles travaillent avec les peuples autochtones, les organisations et les détenteurs de droits et lorsqu'elles leur fournissent un financement. Elle aidera également l'équipe de programmation à établir les priorités pour les prochaines étapes concrètes visant à officialiser la mise en œuvre d'une approche fondée sur la distinction. Cette recommandation est bien harmonisée avec le mandat d’ACE. Les actions énumérées ci-dessous seront menées, le cas échéant, en collaboration et en consultation avec les ministères fédéraux concernés, tels que RCAANC, ainsi qu'avec les peuples autochtones, les détenteurs de droits, les organisations et les partenaires.
| Actions | Livrables / résultats escomptés | Centre(s) de responsabilité (Direction générale/Direction) | Date cible |
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3.1 Élaborer des lignes directrices complètes visant à cerner et à aborder les défis potentiels qui pourraient nuire aux efforts d'Affaires mondiales Canada pour mobiliser pleinement les peuples autochtones, y compris les jeunes et les aînés, de l'Arctique et du Nord canadiens et de la région circumpolaire au sens large, et collaborer avec eux. Ces lignes directrices serviront de cadre à AEC et aux missions pour faire participer efficacement les peuples autochtones à diverses initiatives, par exemple en les invitant à prendre la parole lors d'événements. Cette ligne directrice explorera également les moyens de réduire les obstacles auxquels les peuples autochtones peuvent être confrontés lorsqu'ils travaillent avec Affaires mondiales Canada. Les lignes directrices couvriront un éventail de considérations, notamment, mais sans s'y limiter :
| 3.1 AMC dispose d'outils adéquats pour anticiper et trouver des solutions afin de collaborer avec les peuples autochtones. | 3.1 ECA avec la consultation de IIR | 3.1 Novembre 2025 – première ébauche ; Mars 2026 – directives finales |
3.2 Élaborer un document stratégique interne spécifique à l’ILMA pour guider et soutenir l'engagement avec les partenaires autochtones de l’Arctique et du Nord, et d'autres organisations impliquant des peuples autochtones. Ce document comprendra une liste de contrôle des considérations clés, telles que la question de savoir si l'initiative a été élaborée en consultation avec les peuples autochtones. Ce document sera spécifique aux besoins de l'ILMA et établira un lien avec les priorités d’AMC pour l'Arctique. | 3.2 L’ILMA est mieux outillée pour évaluer les propositions de projets auxquels participent des peuples autochtones de l’Arctique et du Nord, et pour financer les organisations et les gouvernements autochtones. Le document stratégique servira à examiner tous les projets de l'ILMA. La représentation autochtone est essentielle dans l'ensemble du programme de l'ILMA. | 3.2 ECA avec la consultation de IIR | 3.2 Mars 2026 |
3.3 Explorer les possibilités d'ajouter une approche fondée sur la distinction et d'adopter une approche plus sensible aux Autochtones et plus flexible, en particulier dans les accords de financement de l'ILMA. Par exemple, les conditions générales récemment modifiées de l'ILMA reconnaissent que les dons culturels peuvent jouer un rôle important dans la participation des aînés aux projets (cette action est liée à la recommandation 2). | 3.3 L'ILMA formalise son approche flexible et sensible aux questions autochtones et inclut, dans la mesure du possible, une approche fondée sur la distinction dans ses documents d'orientation et de programmation afin de garantir un engagement significatif avec les partenaires autochtones et dans les projets qui impliquent des peuples autochtones. | 3.3 ECA avec la consultation et le soutien de SGPC | 3.3 Mai 2026 |
Recommandation d’audit 4
Il est recommandé que les responsables du programme consignent les processus liés à la gestion des projets pour favoriser la cohérence des pratiques et la conservation des connaissances.
Réponse de la direction et engagements
ECD et ECA sont d’accord avec la recommandation.
ECA a commencé à élaborer une feuille de route, mais en raison de priorités concurrentes et de contraintes en matière de ressources humaines, celle-ci n'a pas été achevée. Le nouveau poste, qui devrait être pourvu dans les prochains mois au sein de l'équipe de l'ILMA, permettra de diriger toutes les activités liées au processus et de formaliser l'approche du programme en matière de gestion de projet. Cette recommandation répond aux besoins de l'équipe.
| Actions | Livrables / résultats escomptés | Centre(s) de responsabilité (Direction générale/Direction) | Date cible |
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4.1 Formaliser la feuille de route de l'ILMA avec toutes les étapes (y compris les modèles et les processus) et les ressources associées. | 4.1 Les décisions et les processus sont davantage formalisés et documentés dans des dossiers appropriés. Une approche normalisée est en place pour toutes les étapes d'un projet. Cela permet une meilleure mémoire institutionnelle et l'enregistrement des connaissances relatives aux processus de l'ILMA. | 4.1 ECA | 4.1 Mai 2026 |
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