Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels - 2024-2025

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de l’institution
  • Contexte opérationnel
• Structure organisationnelle
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement en 2024-2025
  • Nombre de demandes
  • Demandes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport
  • Taux de conformité
  • Prolongations
  • Délai de traitement
  • Répartition des demandes traitées
  • Consultations d’autres institutions
  • Dotation
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
  • Outils et initiatives de protection des renseignements personnels
• Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels
  • Intégration de l’AIPRP dans le Programme de gestion du rendement pour les cadres supérieurs
  • Sensibilisation à l’AIPRP lors de réunions du Comité exécutif et du Comité de gestion ministérielle d’Affaires mondiales Canada
  • Nouvelle solution logicielle de traitement des demandes
  • Ressources humaines et développement des talents
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes
  • Plaintes reçus et dont le traitement est terminé
  • Gestion des renseignements personnels
  • Plaintes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Communications de renseignements dans l’intérêt public
• Surveillance de la conformité
  • Présentation continue de rapports
  • Protection des renseignements personnels et contrats
• Annexe A : Ordonnance de délégation

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) pour l’exercice 2024-2025, conformément à l’article 72 de la Loi. Affaires mondiales Canada ne fait pas de rapport au nom des filiales en propriété exclusive ou des institutions non opérationnelles.

Remarque : Dans le présent rapport, le Ministère est désigné sous l’appellation Affaires mondiales Canada (AMC). Toutefois, en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, son appellation officielle demeure « ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ».

Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Cette Loi a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection de la vie privée à l’égard des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et de donner aux individus un droit d’accès à ces renseignements.

Mandat de l’institution

Affaires mondiales Canada, sous la direction de la ministre des Affaires étrangères; du ministre du Commerce international; du ministre responsable du Commerce Canada–États-Unis, des Affaires intergouvernementales et de l’Unité de l’économie canadienne; et du secrétaire d’État (Développement international), est responsable de favoriser les relations internationales du Canada, ce qui comprend :

• élaborer et mettre en œuvre la politique étrangère ;
• favoriser le développement du droit international et du commerce international ;
• fournir de l’aide humanitaire et de l’aide au développement, à la paix et à la sécurité à l’échelle internationale ;
• fournir des services consulaires aux Canadiens ;
• superviser le réseau mondial des missions du gouvernement du Canada à l’étranger.

Le mandat d’Affaires mondiales Canada se fonde sur la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

Contexte opérationnel

Qu’il s’agisse de la circulation des personnes et des biens à travers le monde, des conflits régionaux ou des transformations engendrées par les changements climatiques, le monde est plus connecté et interrelié que jamais. Les événements qui se produisent à l’intérieur et à l’extérieur de nos frontières ont une incidence sur la paix, la sécurité et la prospérité des Canadiens.

Le monde est confronté à des défis et à des menaces pour la paix et la sécurité, le commerce fondé sur des règles et l’accès équitable aux ressources et à l’aide. Les actions agressives menées par des acteurs étatiques et non étatiques signifient que le Canada doit continuer de collaborer avec ses alliés et ses partenaires pour relever ces défis et contrer ces menaces. Le Canada n’est pas à l’abri des menaces économiques que représentent les chaînes d’approvisionnement inégales, les alliances changeantes et la détérioration des relations commerciales entre les nations.

Par conséquent, les activités internationales du Canada doivent favoriser la sécurité et la prospérité des Canadiens grâce à un ensemble complet de politiques et de programmes qui font la promotion de la paix et de la sécurité, renforcent le commerce fondé sur des règles et contribuent à l’aide humanitaire et au développement.

Affaires mondiales Canada est le ministère chargé de gérer les relations diplomatiques et consulaires du Canada, le commerce international et les efforts de développement partout dans le monde. Dans un contexte international en constante évolution et imprévisible, la protection des Canadiens demeure la priorité absolue d’Affaires mondiales Canada.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Direction de l’AIPRP) est chargée de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP rend compte au directeur général, qui occupe également le rôle de secrétaire des affaires ministérielles. Ce dernier relève pour sa part du sous-ministre adjoint délégué de la Stratégie, des Politiques et des Affaires publiques. 

En 2024-2025, la Direction de l’AIPRP comptait 64 équivalents temps plein afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l’exercice, la Direction de l’AIPRP a pourvu en moyenne 62 de ces 64 postes et a fait appel à 7 experts-conseils en AIPRP.

La Direction de l’AIPRP est dirigée par un directeur qui gère les équipes chargées de l’application des lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels :

• L’unité opérationnelle est gérée par quatre directeurs adjoints qui dirigent une ou deux équipes de traitement. Sept chefs d’équipe supervisent les équipes de traitement. Deux conseillers principaux, 22 analystes et cinq experts-conseils sont répartis dans ces équipes. L’unité opérationnelle est responsable du traitement et de l’examen des demandes d’accès, de protection des renseignements personnels et de consultation. Elle compte également une équipe dotée de ressources visant expressément le traitement des plaintes; cette équipe traite les plaintes existantes et travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada et le Commissariat à la protection de la vie privée afin de les résoudre.
• L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels est dirigée par un directeur adjoint et comprend un chef d’équipe, cinq analystes et un expert-conseil qui traitent directement les atteintes à la vie privée, les plaintes ministérielles, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les demandes de conseils en matière de protection de la vie privée.
• L’équipe chargée de la politique et de la gouvernance est dirigée par un directeur adjoint et comprend un conseiller principal en matière de politique et de gouvernance de l’AIPRP qui coordonne la modernisation des processus, la mise à jour des procédures et la formation au sein du Ministère.
• L’unité des pratiques et des systèmes opérationnels est gérée par un directeur adjoint et comprend un gestionnaire des pratiques et systèmes opérationnels, un analyste des systèmes d’AIPRP, trois administrateurs des systèmes et quatre commis de l’AIPRP qui traitent la correspondance reçue et envoyée en matière d’AIPRP, les services d’imagerie, l’aide technique et d’autres tâches administratives.
• L’unité des affaires corporatives est gérée par un directeur adjoint et comprend un adjoint administratif et un expert-conseil. Ce groupe est chargé de la supervision des ressources humaines, de la gestion du budget et de l’administration générale de la Direction.

Tous les employés travaillent selon un modèle hybride, avec des jours en télétravail à domicile et des jours de présence au bureau, à l’Administration centrale (125, promenade Sussex). Affaires mondiales Canada ne disposait pas d’un personnel régional de l’AIPRP au cours de l’exercice 2024-2025.

Au cours de l’exercice 2024-2025, Affaires mondiales Canada n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Dans le cadre du plan de mise en œuvre de la transformation d’Affaires mondiales Canada, la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Direction de l’AIPRP) a révisé son instrument de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’ancienne ordonnance de délégation, signée en juillet 2017, n’était plus adaptée à la nouvelle structure et aux nouveaux besoins opérationnels du Ministère. L’ordonnance de délégation mise à jour vise à améliorer l’efficacité du traitement des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en élargissant le cercle des décideurs, tels que les chefs d’équipe et les conseillers principaux.

L’instrument de délégation révisé autorise désormais les conseillers principaux et les chefs d’équipe de la Direction de l’AIPRP à prendre un plus large éventail de décisions et à approuver des tâches supplémentaires. En habilitant les superviseurs et les gestionnaires expérimentés à exercer les pouvoirs qui leur sont délégués, la Direction vise à réduire les goulots d’étranglement et à améliorer les délais de réponse aux demandes d’AIPRP. 

En janvier 2025, conformément au paragraphe 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre a délégué pleins pouvoirs aux sous-ministres, au sous-ministre délégué des Affaires étrangères, au sous-ministre adjoint et au sous-ministre adjoint délégué de la Stratégie, des Politiques et des Affaires publiques, au directeur général du Secrétariat des affaires ministérielles, au directeur de la Direction de l’AIPRP, aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP et aux chefs d’équipe du programme d’AIPRP. De plus, les conseillers principaux ont reçu le pouvoir d’accorder des prolongations de délai en vertu de la Loi.

Une copie de l’ordonnance de délégation signée par Affaires mondiales Canada figure à l’annexe A.

Rendement en 2024-2025

Nombre de demandes

En 2024-2025, le Ministère a reçu 327 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une diminution de 9 % par rapport à l’exercice 2023-2024. Au début de l’exercice 2024-2025, on comptait 78 demandes reportées d’exercices précédents, soit : 54 demandes présentées au cours de l’exercice 2023-2024 puis reportées à 2024-2025, et 24 demandes en suspens depuis plus d’une période de rapport. 

Durant cette même période visée par le rapport, 329 demandes ont été traitées, soit une augmentation de 4 % par rapport à l’exercice 2023-2024.

Demandes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport

À la fin de la période visée par le rapport, 29 % des demandes d’Affaires mondiales Canada reportées à la période suivante (2025-2026) ont été traitées dans les délais. Le nombre de dossiers actifs reportés à la fin de l’exercice 2024-2025 s’élevait à 76.

Taux de conformité

Le taux de conformité est défini comme le pourcentage de demandes relatives à la protection des renseignements personnels auxquelles le Ministère a répondu dans les délais prescrits par la Loi. En 2024-2025, le taux de conformité du Ministère était de 71 %. Cela signifie que 29 % des demandes relatives à la protection des renseignements personnels ont été traitées après le délai prévu. Le taux de conformité pour la période visée par le rapport a diminué de 11 % par rapport à la période précédente.

Prolongations

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a accepté des prolongations pour 22 des 329 demandes qu’il a fermées. Les motifs comprennent 12 prolongations prises en vertu du sous- alinéa 15(a)(i) pour interférence avec les activités et 10 prolongations pour la tenue des consultations requises en vertu du sous-alinéa 15(a)(ii).

Délai de traitement

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a fermé un total de 158 demandes en 15 jours ou moins (48 %), 60 demandes en 16 à 30 jours (18 %), 41 demandes en 31 à 60 jours (12 %), 26 demandes en 61 à 120 jours (8 %), 12 demandes en 121 à 180 jours (4 %), 18 demandes en 181 à 365 jours (6 %) et 14 demandes dans un délai de plus de 365 jours (4 %).

Répartition des demandes traitées

Sur les 329 demandes relatives à la protection des renseignements personnels fermées au cours de l’exercice 2024-2025, 32 ont été entièrement divulguées (10 %), 88 ont été divulguées en partie (27 %), 1 a été entièrement exemptée (<1 %), 21 n’avaient aucun document existant (6 %) et 187 ont été abandonnées (57 %).

Consultations d’autres institutions

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, il a consulté des gouvernements étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger.

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu trois nouvelles demandes de consultation d’autres institutions fédérales et n’a reporté aucune consultation de la période précédente. Affaires mondiales Canada a pu répondre à ces trois demandes de consultation au cours de l’exercice, après avoir examiné neuf pages.

Sur les trois demandes de consultation fermées au cours de cet exercice, une demande a été fermée en 0 à 15 jours (33 %), et deux demandes en 61 à 120 jours (66 %).

Dotation

En 2024-2025, la Direction de l’AIPRP disposait d’environ 13.61 équivalents temps plein consacrés aux activités de protection des renseignements personnels (demandes relatives aux renseignements personnels et politique de protection des renseignements personnels). Ce chiffre est conforme au niveau de dotation de la période précédente.

Formation et sensibilisation

La Direction de l’AIPRP continue d’élaborer des outils, des orientations et des formations à l’intention des analystes de l’AIPRP, des agents de liaison de l’AIPRP et des experts en la matière dans l’ensemble d’Affaires mondiales Canada.

Encore une fois au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a bénéficié de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes de l’AIPRP du niveau de débutant (PM-01) au niveau d’analyste principal (PM-05). Ce programme de longue date continue d’être très efficace pour résoudre les problèmes de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève.

La plupart des employés travaillant au sein de la Direction de l’AIPRP font déjà partie du programme de perfectionnement professionnel et sont susceptibles de passer au niveau suivant une fois qu’ils auront atteint les objectifs requis. Le programme de perfectionnement professionnel est en place pour renforcer la capacité d’AIPRP au sein d’Affaires mondiales Canada en « développant ses propres » analystes de l’AIPRP, ce qui permet de remédier à la pénurie d’analystes de l’AIPRP dans l’ensemble de la collectivité fédérale de l’AIPRP.

Au cours de l’exercice financier visé, trois employés de la Direction de l’AIPRP d’Affaires mondiales Canada ont participé à une formation spécialisée offerte par l’Association des professionnels en accès à l’information et en protection de la vie privée (AAPI). D’une durée de deux semaines, le programme comprenait quatre cours répartis sur six jours, pour un total de 42 heures d’enseignement.

La formation a permis d’approfondir les connaissances sur la Loi sur l’accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. À l’issue de la formation, les participants ont reçu un certificat conjoint de l’Université de Montréal et de l’AAPI, attestant de la grande qualité et de la rigueur de la formation.

De plus, la Direction de l’AIPRP a fourni les modules de formation suivants aux employés du Ministère :

• L’AIPRP pour les agents de liaison
• L’AIPRP pour les agents examinateurs

En raison de la structure de rotation des employés d’Affaires mondiales Canada, les séances de formation à l’AIPRP ont été offertes sur demande et la participation a varié entre des formations individuelles et des formations de groupe comprenant jusqu’à 104 participants. Au cours de l’exercice, un total de 67 séances de formation ont été offertes à 1 060 employés d’Affaires mondiales Canada. Parmi ces formations, 65 ont été données virtuellement sur MS Teams et deux séances de formation ont été données en personne.

L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels tient à jour une feuille de calcul documentant toutes les séances de formation à la protection des renseignements personnels organisées au sein de l’organisation au cours de l’exercice, ce qui permet de refléter avec précision les sujets précis abordés et de suivre l’évolution de la sensibilisation des employés à la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le rapport, l’Unité de la politique de protection des renseignements personnels a contribué à diverses initiatives de formation ministérielles, en continuant de mettre l’accent sur l’intégration des pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels dans les programmes obligatoires et les séries de formation pertinentes sur le plan opérationnel.

Pendant le cycle de formation obligatoire préparatoire aux affectations dans le cadre du Programme des rapports sur la sécurité mondiale (PRSM) de 2025, l’Unité a donné une formation ciblée sur la protection des renseignements personnels afin de préparer les participants aux éléments particuliers associés aux rapports sur la sécurité internationale. Cette formation a mis l’accent sur l’importance de protéger les renseignements personnels et opérationnels sensibles, conformément à la législation et aux politiques ministérielles applicables.

Dispensées sous forme de modules interactifs, les séances ont utilisé des études de cas anonymisées pour favoriser l’engagement des participants tout en préservant la confidentialité. Ces séances ont appuyé l’objectif du PRSM de renforcer l’intégrité et la sécurité du réseau mondial du Canada en matière d’établissement de rapports.

En collaboration avec l’Unité de formation consulaire, l’Unité de la politique de protection des renseignements personnels a également contribué à la série « Thème consulaire du mois » de 2024-2025. Le nouveau cycle a été lancé en octobre 2024, s’appuyant sur le succès de l’initiative de l’année précédente.

L’Unité a élaboré et dispensé quatre séances sur mesure afin de doter 205 membres du personnel consulaire des connaissances et des outils nécessaires pour gérer les renseignements personnels conformément aux obligations juridiques et politiques, en mettant l’accent sur l’application pratique des principes de confidentialité dans les opérations consulaires, y compris le traitement des renseignements de nature sensible lors de la prestation de services à l’étranger.

Ces efforts combinés reflètent l’engagement continu de l’Unité à renforcer la sensibilisation à la protection des renseignements personnels dans tous les contextes opérationnels, renforçant ainsi le mandat plus large du Ministère qui consiste à protéger les renseignements personnels et à faire respecter les normes de sécurité de l’information.

Politiques, lignes directrices et procédures

Outils et initiatives de protection des renseignements personnels

Dans le cadre de son engagement continu à améliorer les pratiques de gestion de la protection des renseignements personnels au sein du Ministère, l’Unité de la politique de protection des renseignements personnels a lancé un nouvel outil d’évaluation et de confinement des atteintes à la vie privée afin d’aider les employés, les agents et les sous-traitants à identifier, signaler et atténuer en temps opportun les atteintes possibles à la vie privée.

Cet outil est un ajout essentiel à l’infrastructure globale de protection des renseignements personnels d’Affaires mondiales Canada et s’inscrit dans la mise en œuvre du Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels, qui sert de guide fondamental pour la gouvernance à cet égard depuis son lancement en novembre 2022. L’outil offre des conseils étape par étape pour mener des évaluations préliminaires et prendre des mesures de confinement immédiates à la suite d’une atteinte présumée ou confirmée, que ce soit au Canada, dans les missions à l’étranger ou par l’intermédiaire de fournisseurs de services tiers.

On rappelle à tout le personnel d’Affaires mondiales Canada ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Directive sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor et des politiques ministérielles visant à protéger les renseignements personnels. Cela comprend la reconnaissance de ce qui constitue une atteinte à la vie privée, qu’elle soit accidentelle ou intentionnelle, et la compréhension des cas dans lesquels de tels incidents doivent être signalés. Cet outil permet d’évaluer de manière exhaustive les atteintes à la vie privée, en mettant particulièrement l’accent sur les préjudices majeurs susceptibles d’affecter les personnes concernées. Il décrit également les rôles et les responsabilités conformément à la Trousse d’outils pour la gestion des atteintes à la vie privée et fournit des liens vers les instruments politiques connexes.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels

Intégration de l’AIPRP dans le Programme de gestion du rendement pour les cadres supérieurs

En réponse aux récentes recommandations du Commissariat à l’information visant à renforcer le régime d’accès à l’information du Canada, Affaires mondiales Canada a pris des mesures concrètes pour améliorer la responsabilisation et le rendement dans ce domaine. Pour l’exercice 2024-2025, le Ministère a désigné « la rapidité et l’exhaustivité du traitement des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels » comme une priorité organisationnelle pour ses cadres supérieurs.

Cette priorité a été officiellement intégrée au Programme de gestion du rendement pour les cadres supérieurs en 2024-2025.

Sensibilisation à l’AIPRP lors de réunions du Comité exécutif et du Comité de gestion ministérielle d’Affaires mondiales Canada

Au cours de l’exercice 2024-2025, la directrice générale et secrétaire des affaires ministérielles d’Affaires mondiales Canada, responsable de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que le directeur de la Direction de l’AIPRP, ont participé à d’importantes réunions de haut niveau sur la gouvernance organisationnelle. Ils ont assisté à la réunion du Comité exécutif d’Affaires mondiales Canada en avril 2024 et à la réunion du Comité de gestion ministérielle d’Affaires mondiales Canada en novembre 2024.

Lors de ces deux réunions, ils ont souligné l’importance cruciale de répondre en temps opportun aux demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, ainsi que la nécessité de réduire l’arriéré des tâches en suspens. Ils ont également partagé les pratiques exemplaires et les stratégies visant à améliorer le rendement et la conformité dans l’ensemble du Ministère.

Nouvelle solution logicielle de traitement des demandes

Le logiciel de gestion de cas utilisé actuellement pour traiter les demandes devient désuet et ne sera plus pris en charge par le fournisseur au cours des prochaines années. Affaires mondiales Canada en profite pour remplacer l’ancien logiciel et tirer parti de nouvelles technologies afin d’accroître l’efficacité de sa prestation de services et de mieux traiter le fort volume de demandes d’AIPRP. La mise en œuvre de la nouvelle solution est prévue pour l’exercice 2025-2026.

Ressources humaines et développement des talents

Le modèle de travail hybride a continué de favoriser la rétention du personnel au sein de la Direction de l’AIPRP au cours de l'exercice 2024-2025. À l’instar d’autres institutions gouvernementales, Affaires mondiales Canada a dû faire face à des défis persistants pour recruter des analystes qualifiés, en particulier à des postes de niveau supérieur.

Malgré ces difficultés, la Direction de l’AIPRP a obtenu des résultats remarquables en matière de recrutement, avec la nomination de 13 nouveaux employés, dont 10 sont nouveaux au sein du Ministère.

La Direction a également mis à profit son programme de perfectionnement professionnel pour soutenir l’évolution de carrière interne, ce qui a permis la promotion de sept membres du personnel existant.

Ces efforts ont contribué de manière considérable au succès opérationnel de la Direction de l’AIPRP au cours de l’année écoulée.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Plaintes reçus et dont le traitement est terminé

Au cours de l’exercice 2024-2025, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a reçu 28 plaintes au sujet de demandes relatives à la protection des renseignements personnels adressées au Ministère. Les raisons de ces plaintes sont les suivantes :

Pendant la période visée par le présent rapport, 16 plaintes à l’endroit du Ministère ont été réglées. Les conclusions relatives aux plaintes réglées étaient les suivantes :

Toutes les plaintes classées concernant l’accès aux renseignements personnels ont été résolues en répondant aux demandeurs ou en leur fournissant des renseignements supplémentaires. La Direction de l’AIPRP a assuré un suivi continu et cohérent des tâches en suspens, en suivant les procédures d’intervention par palier pour répondre pleinement aux demandeurs et clore les plaintes.

La Direction de l’AIPRP continue de gérer une équipe chargée de la gestion des plaintes du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). Cette équipe, qui sert de principal point de contact entre Affaires mondiales Canada et le CPVP, travaille en étroite collaboration pour renforcer les relations et améliorer le rendement du programme d’AIPRP d’Affaires mondiales Canada.

Gestion des renseignements personnels

Aucune plainte reçue en 2024-2025.

Plaintes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport

Atteintes substantielles à la vie privée

Au cours de l’exercice 2024-2025, six atteintes substantielles à la vie privée ont été signalées au Ministère. À la fin de l’exercice, six avis d’atteintes substantielles à la vie privée ont été envoyés au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP).

Atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP et au SCT au cours de l’exercice 2024-2025

1. PBR-2024-00005 - Consulat général du Canada, Shanghai (SHNGI)

Description

Le colis a été livré par erreur à un tiers ; le mauvais destinataire a reçu les passeports (4), le certificat de naissance canadien et le certificat de citoyenneté canadienne

Résumé des mesures

• 17 mai 2024 : Le délégué commercial adjoint à SHNGI a préparé neuf de dix colis de passeports à livrer. Lorsque le messager est arrivé, une erreur s’est produite dans l’application Shùnfēng : les numéros de suivi n’étaient pas correctement associés aux colis. Par conséquent, le livreur n’a pas pu faire correspondre les colis avec ses registres.
• Du 17 au 20 mai 2024 : En raison de l’erreur de suivi, quatre passeports bleus ordinaires nouvellement délivrés appartenant à des citoyens canadiens ont été livrés aux mauvais destinataires. Le client A a reçu le passeport du client B, et vice versa. De même, le client C a reçu le passeport du client D, et vice versa.
• 20 mai 2024 : La mission à Shanghai a informé le secteur des opérations du Programme de passeport à l’étranger (PPE) d’une atteinte possible à la vie privée liée à la livraison erronée de documents personnels. L’adjoint consulaire a communiqué avec tous les clients concernés, leur demandant de renvoyer les colis contenant les passeports erronés à SHNGI. Le même jour, les parents du client C et du client D ont informé SHNGI qu’ils s’étaient mis en relation via WeChat et avaient échangé les passeports directement.
• 21 mai 2024 : L’adjoint consulaire a officiellement informé le PPE de l’erreur d’envoi concernant le client C et le client D. Ce jour-là, la mère du client A a ramené en personne le colis contenant le passeport du client B à SHNGI.
• 22 mai 2024 : SHNGI a reçu le colis contenant le passeport du client A, renvoyé par messager par la mère du client B.
• 23 mai 2024 : Le service des opérations du PPE a demandé à SHNGI de délivrer gratuitement des passeports de remplacement pour les quatre passeports concernés.
• 24 mai 2024 : Le directeur adjoint et le responsable consulaire de SHNGI ont répondu au service des opérations du PPE, demandant si les clients qui préféraient conserver leur passeport actuel en raison de leurs projets de voyage ou pour des raisons personnelles pouvaient être dispensés du remplacement.
• 27 mai 2024 : La mère du client A a demandé un remplacement gratuit. Les autres clients ont indiqué qu'ils ne souhaitaient pas remplacer leurs passeports.

2. PBR-2025-00008 - Consulat général du Canada, Hong Kong (HKONG)

Description

Renseignements de carte de crédit divulgués à un tiers (1) : le tiers qui a reçu ces renseignements a coopéré en signalant l’erreur et en effaçant les données de ses dossiers. 

Résumé des mesures

• 8 juillet 2024 : Un demandeur de passeport a envoyé un courriel ayant pour objet « Re : RECEIPT - PPT DROP-IN 2024-07-08 » à la boîte aux lettres consulaire HKONG. Plus tard, le demandeur a signalé que les renseignements personnels d’une autre personne semblaient figurer tout au bas du courriel.
• 15 juillet 2024 : Le coordonnateur consulaire a communiqué avec le demandeur par la boîte de courriel consulaire HKONG pour lui demander de régler les frais de passeport, car la carte American Express fournie précédemment n’avait pas fonctionné. Le courriel comprenait un lien vers le paiement en ligne et un formulaire d’autorisation de carte de crédit en format PDF.
• 16 juillet 2024 : Le demandeur a répondu en intégrant les détails de sa carte Visa et MasterCard directement dans le corps du courriel, y compris les numéros de carte, les dates d’expiration et les codes de sécurité. Le coordonnateur a confirmé la réception du paiement et a donné suite à la demande. Cependant, plus tard dans la journée, le coordonnateur a transféré par erreur le courriel du demandeur, contenant des renseignements sensibles sur sa carte de crédit, à un autre client par la boîte de courriel consulaire HKONG.
• 17 juillet 2024 : Le destinataire involontaire a alerté le consulat de la violation de données, signalant la présence des renseignements de carte de crédit d’une autre personne au bas du courriel. Après avoir examiné la boîte de courriel, le haut fonctionnaire consulaire a confirmé que les données exposées comprenaient une carte Visa et une carte MasterCard, ainsi que leurs numéros complets, leurs dates d’expiration et leurs codes de sécurité.

3. PBR-2025-00016 - Ambassade du Canada au Mexique, Mexico (MXICO)

Description

Vol d’un camion FedEx transportant douze passeports canadiens à Mexico

Résumé des mesures

• 17 septembre 2024 : Un agent mennonite a informé l’ambassade que FedEx avait signalé une tentative de vol impliquant un envoi de passeports.
• 19 septembre 2024 : Un avis a été envoyé aux douze personnes concernées.
• 23 septembre 2024 : FedEx et Envipaq ont confirmé que le camion transportant douze passeports canadiens à Cuauhtémoc, dans l’État de Chihuahua, avait été volé. Le colis était indiqué comme « en retard » depuis dix jours. La mission a signalé le vol et a informé les Opérations du Programme de passeport à l’étranger et la Section de la sécurité du Bureau des passeports d’une possible atteinte à la vie privée
• 8 octobre 2024 : La Direction de l’AIPRP d’Affaires mondiales Canada (RCP) a été informée de l’atteinte à la vie privée liée au vol des passeports.

4. PBR-2024-00018 - Ambassade du Canada aux Philippines (MANIL)

Description

Vol d’un camion FedEx transportant douze passeports canadiens à Mexico

Résumé des mesures

• 17 septembre 2024 : Un agent mennonite a informé l’ambassade que FedEx avait signalé une tentative de vol impliquant un envoi de passeports.
• 19 septembre 2024 : Un avis a été envoyé aux douze personnes concernées.
• 23 septembre 2024 : FedEx et Envipaq ont confirmé que le camion transportant douze passeports canadiens à Cuauhtémoc, dans l’État de Chihuahua, avait été volé. Le colis était indiqué comme « en retard » depuis dix jours. La mission a signalé le vol et a informé les Opérations du Programme de passeport à l’étranger et la Section de la sécurité du Bureau des passeports d’une possible atteinte à la vie privée
• 8 octobre 2024 : La Direction de l’AIPRP d’Affaires mondiales Canada (RCP) a été informée de l’atteinte à la vie privée liée au vol des passeports.

5. PBR-2024-00019 - Ambassade du Canada en Israël (TAVIV)

Description

Un passeport a été perdu lors de sa livraison depuis la mission. La poste israélienne a déposé le colis devant la porte d’entrée sans obtenir de signature. À son arrivée, le demandeur a trouvé l’enveloppe ouverte et son contenu renversé. Un mineur a été affecté.

Résumé des mesures

• 27 août 2024 : L’enveloppe contenant le certificat de naissance et les passeports canadiens a été envoyée au client par TAVIV.
• 18 septembre 2024 : L’enveloppe a été reçue ouverte. Après le 18 septembre 2024, le BPR a attendu que le parent soumette le formulaire n° 203 et une déclaration des événements pour signaler la perte à Protection des passeports.
• 1er octobre 2024 : Un courriel a été envoyé à Protection des passeports. Le BPR a reçu une réponse le lendemain, lui conseillant d’écrire aux Opérations du Programme de passeport à l’étranger. 2-6 octobre 2024 : Le 2 octobre était un jour férié en Israël et le bureau était fermé les 3, 4, 5 et 6 octobre.
• 7 octobre 2024 : Le courriel a été envoyé aux Opérations du Programme de passeport.
• 8 octobre 2024 : La Direction de l’AIPRP a reçu le courriel des Opérations du Programme de passeport concernant cette atteinte.
• 21 octobre 2024 : Le passeport a été reçu. Le père est venu le chercher le 31 octobre 2024.

6. PBR-2024-00021 - Consulat général du Canada à Monterrey (MNTRY)

Description

Les renseignements personnels divulgués concernaient une situation délicate dans laquelle X avait signalé son mari, Y, pour des faits présumés de violence. La réceptionniste a transmis le courriel de X à l’agent consulaire et a ensuite divulgué son nom lors d’un appel téléphonique avec Y. Deux personnes ont été affectées. 

Résumé des mesures

• 14 février 2025 : La réceptionniste a transmis un courriel de X, une citoyenne canadienne, à l’agent consulaire. Le courriel contenait des renseignements personnels sur X et des détails concernant sa situation.
• 3 mars 2025 : Y, le mari de X, a appelé le consulat. Au cours de l’appel, la réceptionniste a demandé à Y : « X est-elle votre épouse? », puis a transféré l’appel à l’agent consulaire. Au cours de la conversation avec le fonctionnaire consulaire, Y a demandé comment le consulat connaissait le nom de son épouse et s’est renseigné sur l’aide qui lui était apportée.
• 27 mars 2025 : Un avis a été envoyé aux personnes concernées par la mission au Mexique

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune.

Communications de renseignements dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que « la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée, sans le consentement de la personne concernée » dans des cas bien définis.

Au cours de l’exercice 2024-2025, le Ministère a effectué un total de 78 divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans deux divulgations, le Ministère a considéré que l’intérêt public justifiait nettement une éventuelle violation de la vie privée. Toutes les autres divulgations ont été jugées clairement bénéfiques pour la personne concernée par le renseignement.

Communications au titre du sous-alinéa 8(2)m)(i) :

• 2 divulgations ont été faites dans l’intérêt de la sécurité publique

Communications au titre du sous-alinéa 8(2)m)(ii) :

• 8 divulgations ont été faites pour informer les autorités compétentes de la détention et de l’arrestation d’une personne à l’étranger
• 2 divulgations ont été faites à un membre de la famille, car la personne était en détresse ou avait disparu à l’étranger
• 5 divulgations ont été faites à un membre de la famille pour notification au plus proche parent
• 12 divulgations étaient liées à des conseils aux autorités locales ou à des organismes concernant un cas de protection de l’enfance
• 10 divulgations concernaient des renseignements des autorités sur un possible enlèvement
• 7 divulgations ont été faites aux autorités locales pour effectuer la vérification du bien-être d’une personne
• 32 divulgations ont été effectuées à la famille, les amis, le médecin ou l’avocat d’une personne ayant besoin d’aide médicale

Dans tous les cas, la notification au Commissaire à la protection de la vie privée a eu lieu après la divulgation.

Surveillance de la conformité

Présentation continue de rapports

La Direction de l’AIPRP prépare et distribue un rapport statistique hebdomadaire à son équipe de gestion qui suit le nombre de demandes reçues et clôturées, ainsi que les tendances émergentes et les statistiques de performance.

Ce rapport permet également de comparer la charge de travail aux taux d’achèvement par rapport à l’année précédente pour déterminer les modifications apportées aux traitements liés à l’AIPRP.

En outre, on publie sur l’intranet un rapport hebdomadaire des tâches actives pour recenser toutes les tâches en cours au sein du Ministère. Accessible à tous les bureaux de première responsabilité, ce rapport permet de consulter la liste de toutes les tâches ouvertes par secteur et d’attirer l’attention sur les dossiers en retard.

Au cours de l’exercice 2024-2025, la directrice générale et secrétaire des affaires ministérielles a continué d’envoyer le rapport bimensuel sur le rendement de l’AIPRP aux sous-ministres, aux sous-ministres adjoints et aux directeurs généraux, en indiquant le nombre de tâches en cours et la conformité au sein de chaque secteur ou direction générale spéciale. Cette procédure vise à sensibiliser la haute direction à l’arriéré des tâches en cours, ce qui améliore la conformité.

En plus du rapport bimensuel sur l’AIPRP, des rapports trimestriels sur l’AIPRP sont produits en juillet, en octobre, en janvier et en avril, et sont communiqués aux mêmes hauts fonctionnaires. Ces rapports donnent un aperçu du rendement des secteurs et des directions générales spéciales dans l’application de leurs obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en mettant particulièrement l’accent sur l’achèvement des tâches et les taux de conformité globaux. Les rapports trimestriels ont pour but de souligner et de reconnaître le travail accompli dans l’ensemble du Ministère en matière d’AIPRP et de promouvoir la responsabilisation continue grâce à un suivi étroit des tendances en matière de conformité tout au long de l’exercice financier.

Protection des renseignements personnels et contrats

Lors de l’examen des contrats, l’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels fournit des clauses à cet effet, rédigées de manière à rappeler ces protections et les exigences réglementaires dans l’énoncé des travaux, puis mises en correspondance avec les accords de niveau de service afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’enjeux concernant les responsabilités en matière de protection des données, d’intervention en cas d’atteinte, d’intervention en cas d’incident, de communiqué de presse en cas d’atteinte, et d’autres considérations, comme si le fournisseur faisait partie de l’organisation.

En ce qui concerne les accords d’échange de renseignements, le groupe chargé de la politique de protection des renseignements personnels assure cette protection en s’appuyant sur le Document d’orientation pour aider à préparer des Ententes d’échange de renseignements personnels du SCT.

Annexe A : Ordonnance de délégation