Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information - 2024-2025

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de l’organisme
  • Contexte opérationnel
• Structure organisationnelle
  • Structure organisationnelle – Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information
• Ordonnance de délégation
• Rendement au titre de la partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information en 2024-2025
  • Nombre de demandes
  • Demandes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport
  • Prolongations
  • Taux de conformité
  • Délai de traitement
  • Répartition des demandes traitées
  • Refus de traitement – Paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information
  • Demandes informelles
  • Consultations d’autres institutions gouvernementales et d’autres organisations
  • Dotation
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
  • Communication efficace
  • Perfectionnement des procédures – Divulgation proactive
• Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information
  • Collaboration avec le commissaire à l’information
  • Intégration de l’AIPRP dans le Programme de gestion du rendement pour les cadres supérieurs
  • Sensibilisation à l’AIPRP lors de réunions du Comité exécutif et du Comité de gestion ministérielle d’Affaires mondiales Canada
  • Initiatives de sensibilisation ministérielle pour un gouvernement ouvert
  • Nouvelle solution logicielle pour le traitement des demandes
  • Ressources humaines et développement des talents
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes
  • Plaintes reçus et dont le traitement est terminé
  • Plaintes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport
• Publication proactive
• Surveillance de la conformité
  • Présentation continue de rapports
  • Limitation des consultations interinstitutionnelles
  • Types de renseignements fréquemment demandés
  • Droit d’accès dans les contrats et dans les accords et les ententes sur l’échange de renseignements
• Annexe A: Ordonnance de délégation

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour l’exercice 2024-2025, conformément à l’article 94 de la Loi. Affaires mondiales Canada ne fait pas de rapport au nom des filiales en propriété exclusive ou des institutions non opérationnelles.

Remarque : Dans le présent rapport, le Ministère est désigné sous l’appellation Affaires mondiales Canada (AMC). Toutefois, en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, son appellation officielle demeure « ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ».

Objectif de la Loi sur l’accès à l’information

La présente loi a pour objet d’accroitre la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions.

La partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information élargit l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif;

La partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements.

Mandat de l’organisme

Affaires mondiales Canada, sous la direction de la ministre des Affaires étrangères; du ministre du Commerce international; du ministre responsable du Commerce Canada–États-Unis, des Affaires intergouvernementales et de l’Unité de l’économie canadienne; et du secrétaire d’État (Développement international), est responsable de favoriser les relations internationales du Canada, ce qui comprend :

• élaborer et mettre en œuvre la politique étrangère;
• favoriser le développement du droit international et du commerce international;
• fournir de l’aide humanitaire et de l’aide au développement, à la paix et à la sécurité à l’échelle internationale;
• fournir des services consulaires aux Canadiens;
• superviser le réseau mondial des missions du gouvernement du Canada à l’étranger.

Le mandat d’Affaires mondiales Canada se fonde sur la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

Contexte opérationnel

Qu’il s’agisse de la circulation des personnes et des biens à travers le monde, des conflits régionaux ou des transformations engendrées par les changements climatiques, le monde est plus connecté et interrelié que jamais. Les événements qui se produisent à l’intérieur et à l’extérieur de nos frontières ont une incidence sur la paix, la sécurité et la prospérité des Canadiens.

Le monde est confronté à des défis et à des menaces pour la paix et la sécurité, le commerce fondé sur des règles et l’accès équitable aux ressources et à l’aide. Les actions agressives menées par des acteurs étatiques et non étatiques signifient que le Canada doit continuer de collaborer avec ses alliés et ses partenaires pour relever ces défis et contrer ces menaces. Le Canada n’est pas à l’abri des menaces économiques que représentent les chaînes d’approvisionnement inégales, les alliances changeantes et la détérioration des relations commerciales entre les nations.

Par conséquent, les activités internationales du Canada doivent favoriser la sécurité et la prospérité des Canadiens grâce à un ensemble complet de politiques et de programmes qui font la promotion de la paix et de la sécurité, renforcent le commerce fondé sur des règles et contribuent à l’aide humanitaire et au développement.

Affaires mondiales Canada est le ministère chargé de gérer les relations diplomatiques et consulaires du Canada, le commerce international et les efforts de développement partout dans le monde. Dans un contexte international en constante évolution et imprévisible, la protection des Canadiens demeure la priorité absolue d’Affaires mondiales Canada.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Direction de l’AIPRP) est chargée de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP rend compte au directeur général, qui occupe également le rôle de secrétaire des affaires ministérielles. Ce dernier relève pour sa part du sous-ministre adjoint délégué de la Stratégie, des Politiques et des Affaires publiques.

En 2024-2025, la Direction de l’AIPRP comptait 64 équivalents temps plein afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l’exercice, la Direction de l’AIPRP a pourvu en moyenne 62 de ces 64 postes et a fait appel à 7 experts-conseils en AIPRP.

La Direction de l’AIPRP est dirigée par un directeur qui gère les équipes chargées de l’application des lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels :

• L’unité opérationnelle est gérée par quatre directeurs adjoints qui dirigent une ou deux équipes de traitement. Sept chefs d’équipe supervisent les équipes de traitement. Deux conseillers principaux, 22 analystes et cinq experts-conseils sont répartis dans ces équipes. L’unité opérationnelle est responsable du traitement et de l’examen des demandes d’accès, de protection des renseignements personnels et de consultation. Elle compte également une équipe dotée de ressources visant expressément le traitement des plaintes; cette équipe traite les plaintes existantes et travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada et le Commissariat à la protection de la vie privée afin de les résoudre.
• L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels est dirigée par un directeur adjoint et comprend un chef d’équipe, cinq analystes et un expert-conseil qui traitent directement les atteintes à la vie privée, les plaintes ministérielles, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les demandes de conseils en matière de protection de la vie privée.
• L’équipe chargée de la politique et de la gouvernance est dirigée par un directeur adjoint et comprend un conseiller principal en matière de politique et de gouvernance d’AIPRP qui coordonne la modernisation des processus, la mise à jour des procédures et la formation au sein du Ministère.
• L’unité des pratiques et des systèmes opérationnels est gérée par un directeur adjoint et comprend un gestionnaire des pratiques et systèmes opérationnels, un analyste des systèmes d’AIPRP, trois administrateurs des systèmes et quatre commis de l’AIPRP qui traitent la correspondance reçue et envoyée en matière d’AIPRP, les services d’imagerie, l’aide technique et d’autres tâches administratives.
• L’unité des affaires corporatives est gérée par un directeur adjoint et comprend un adjoint administratif et un expert-conseil. Ce groupe est chargé de la supervision des ressources humaines, de la gestion du budget et de l’administration générale de la Direction.

Tous les employés travaillent selon un modèle hybride, avec des jours en télétravail à domicile et des jours de présence au bureau, à l’Administration centrale (125, promenade Sussex). Affaires mondiales Canada ne disposait pas d’un personnel régional de l’AIPRP au cours de l’exercice 2024-2025.

Au cours de l’exercice 2024-2025, Affaires mondiales Canada n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Structure organisationnelle – Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information

Au cours de la période visée par le rapport, la responsabilité de la divulgation proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information a été gérée par plusieurs responsables ministériels différents (voir le tableau ci-dessous). Aucun poste ou groupe précis n’a contrôlé la conformité du Ministère dans son ensemble.

Ordonnance de délégation

Dans le cadre du plan de mise en œuvre de la transformation d’Affaires mondiales Canada, la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Direction de l’AIPRP) a révisé son instrument de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. L’ancienne ordonnance de délégation, signée en juillet 2017, n’était plus adaptée à la nouvelle structure et aux nouveaux besoins opérationnels du Ministère. L’ordonnance de délégation mise à jour vise à améliorer l’efficacité du traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information en élargissant le cercle des décideurs, tels que les chefs d’équipe et les conseillers principaux.

L’instrument de délégation révisé autorise désormais les conseillers principaux et les chefs d’équipe de la Direction de l’AIPRP à prendre un plus large éventail de décisions et à approuver des tâches supplémentaires. En habilitant les superviseurs et les gestionnaires expérimentés à exercer les pouvoirs qui leur sont délégués, la Direction vise à réduire les goulots d’étranglement et à améliorer les délais de réponse aux demandes d’AIPRP.

En janvier 2025, conformément au paragraphe 95 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministre a délégué les pleins pouvoirs aux sous-ministres, au sous-ministre délégué des Affaires étrangères, au sous-ministre adjoint et au sous-ministre adjoint délégué de la Stratégie, des Politiques et des Affaires publiques, au directeur général du Secrétariat des affaires ministérielles, au directeur de la Direction de l’AIPRP, aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP et aux chefs d’équipe du programme d’AIPRP. De plus, les conseillers principaux ont reçu le pouvoir d’accorder des prolongations de délai en vertu de la Loi.

Une copie de l’ordonnance de délégation signée par Affaires mondiales Canada figure à l’annexe A.

Rendement au titre de la partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information en 2024-2025

Nombre de demandes

En 2024-2025, le Ministère a reçu 1 043 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ce qui représente une diminution de 45 % par rapport à l’exercice 2023-2024 et une diminution de 20 % par rapport à la moyenne des trois périodes de rapport précédentes. Au début de l’exercice 2024-2025, on comptait 1 954 demandes reportées d’exercices précédents, soit : 1 147 demandes présentées au cours de l’exercice 2023-2024 puis reportées à 2024-2025, et 807 demandes en suspens depuis plus d’une période de rapport. Pendant la même période de rapport, 1 845 demandes ont été fermées, ce qui représente une augmentation considérable, soit de 52 %, par rapport à l’exercice 2023-2024.

Demandes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport

À la fin de la période visée par le rapport, 20 % des demandes d’Affaires mondiales Canada reportées à la période suivante (2025-2026) ont été traitées dans les délais. Le nombre de dossiers actifs reportés à la fin de l’exercice 2024-2025 s’élevait à 1 152.

Prolongations

Sur les 1 845 demandes fermées au cours de la période visée par le rapport, Affaires mondiales Canada a invoqué 1 157 prolongations conformément à l’article 9 :

• 382 fois en vertu de l’alinéa 9(1)a), pour ingérence dans les activités du gouvernement;
• 751 fois conformément à l’alinéa 9(1)b) afin d’entreprendre des consultations;
  • Cela comprend 18 cas où il a fallu consulter le ministère de la Justice du Canada pour confirmer l’exclusion en vertu du paragraphe 69(1) de la Loi sur l’accès à l’information.
• 24 fois au titre de l’article 9(1)c), pour entreprendre des consultations de tiers.

Taux de conformité

Le taux de conformité est défini comme le pourcentage de demandes d’accès à l’information auxquelles le Ministère a répondu dans les délais prescrits par la Loi. En 2024-2025, le taux de conformité d’Affaires mondiales Canada était de 41 %. Cela signifie que 58 % des demandes d’accès à l’information ont été traitées après le délai prévu. Le taux de conformité pour la période visée par le rapport a diminué de 8 % par rapport à la période précédente.

Délai de traitement

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a fermé un total de 108 demandes en 15 jours ou moins (6 %), 190 demandes en 16 à 30 jours (10 %), 132 demandes en 31 à 60 jours (7 %), 304 demandes en 61 à 120 jours (17 %), 146 demandes en 121 à 180 jours (8 %), 318 demandes en 181 à 365 jours (17 %) et 647 demandes dans un délai de plus de 365 jours (35 %).

Répartition des demandes traitées

Sur les 1 845 demandes d’accès à l’information fermées au cours de l’exercice 2024-2025, 100 ont été entièrement divulguées (6 %), 657 ont été divulguées en partie (36 %), 25 ont été entièrement exemptées (1 %), 40 ont été entièrement exclues (2 %), 170 n’avaient aucun document existant (9 %), 38 ont été transférées (2 %), 246 ont été abandonnées (13 %), 13 n’ont pas pu être confirmées comme ayant des documents (1 %) et 556 n’ont pas été traitées conformément à l’autorisation du commissaire à l’information (30 %).

Refus de traitement – Paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information

En 2024-2025, Affaires mondiales Canada a refusé de donner suite à 556 demandes en vertu du paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information. Au cours de l’exercice financier, le Ministère a reçu 597 demandes d’accès à l’information provenant d’une seule personne. Après de multiples discussions avec le demandeur, il est apparu clairement que le volume et la nature des demandes visaient à submerger les ressources du Ministère, ce qui a nécessité des capacités supplémentaires au sein de la Direction de l’AIPRP.

Le Ministère a jugé que les demandes étaient vexatoires et a renvoyé l’affaire au Commissariat à l’information à des fins d’examen. Bien que le Commissariat n’ait pas convenu que les demandes répondaient aux critères de « vexatoire » au sens de la Loi, il a reconnu que l’approche du demandeur constituait un abus du droit d’accès, justifiant l’application du paragraphe 6.1(1) pour refuser de donner suite à la majorité des demandes.

En conséquence, le Ministère a clos 556 des 597 demandes. Les 41 demandes restantes ont continué d’être traitées.

Demandes informelles

Affaires mondiales Canada reste attaché à la transparence en publiant de manière proactive chaque mois des résumés des demandes d’accès à l’information traitées. Ces résumés sont disponibles sur le portail du gouvernement ouvert (ouvert.canada.ca), ce qui permet aux Canadiens d’identifier et de demander des renseignements déjà divulgués.

Cette pratique favorise un meilleur accès aux renseignements détenus par le gouvernement et encourage le recours au processus de demande informelle, qui permet aux particuliers d’obtenir plus rapidement et gratuitement des documents déjà rendus publics. Au cours des derniers exercices financiers, le Ministère a constaté une augmentation considérable du volume de demandes informelles, ce qui témoigne de l’intérêt croissant du public envers le régime d’accès à l’information.

Consultations d’autres institutions gouvernementales et d’autres organisations

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, il a consulté des gouvernements étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger.

Au cours de la période visée par le rapport, Affaires mondiales Canada a reçu 436 demandes de consultation d’autres institutions fédérales (32 063 pages) et 10 demandes de consultation d’autres organisations (174 pages). En outre, le Ministère a fermé 553 demandes de consultation et examiné 37 878 pages.

Sur toutes les demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales et d’autres organisations fermées au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a fermé les dossiers suivants : 59 demandes en 15 jours ou moins (11 %), 46 demandes en 16 à 30 jours (8 %), 68 demandes en 31 à 60 jours (12 %), 98 demandes en 61 à 120 jours (18 %), 71 demandes en 121 à 180 jours (13 %), 86 demandes en 181 à 365 jours (15 %) et 125 demandes en plus de 365 jours (23 %).

Dotation

En 2024-2025, la Direction de l’AIPRP disposait d’environ 47,75 équivalents temps plein consacrés aux activités d’accès à l’information. Il s’agit d’une légère augmentation par rapport à la période de rapport précédente (1,3 %). Cette augmentation témoigne de l’efficacité des stratégies de recrutement actuellement mises en œuvre dans un contexte de travail hybride.

Formation et sensibilisation

La Direction de l’AIPRP continue d’élaborer des outils, des orientations et des formations à l’intention des analystes de l’AIPRP, des agents de liaison de l’AIPRP et des experts en la matière dans l’ensemble d’Affaires mondiales Canada.

Encore une fois au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a bénéficié de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes de l’AIPRP du niveau de débutant (PM-01) au niveau d’analyste principal (PM-05). Ce programme de longue date continue d’être très efficace pour résoudre les problèmes de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. La plupart des employés travaillant au sein de la Direction de l’AIPRP font déjà partie du programme de perfectionnement professionnel et sont susceptibles de passer au niveau suivant une fois qu’ils auront atteint les objectifs requis. Le programme de perfectionnement professionnel est en place pour renforcer la capacité d’AIPRP au sein d’Affaires mondiales Canada en « développant ses propres » analystes de l’AIPRP, ce qui permet de remédier à la pénurie d’analystes de l’AIPRP dans l’ensemble de la collectivité fédérale de l’AIPRP.

Au cours de l’exercice financier visé, trois employés de la Direction de l’AIPRP d’Affaires mondiales Canada ont participé à une formation spécialisée offerte par l’Association des professionnels en accès à l’information et en protection de la vie privée (AAPI). D’une durée de deux semaines, le programme comprenait quatre cours répartis sur six jours, pour un total de 42 heures d’enseignement. La formation a permis d’approfondir les connaissances sur la Loi sur l’accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. À l’issue de la formation, les participants ont reçu un certificat conjoint de l’Université de Montréal et de l’AAPI, attestant de la grande qualité et de la rigueur de la formation.

De plus, la Direction de l’AIPRP a fourni les modules de formation suivants aux employés du Ministère :

• L’AIPRP pour les agents de liaison
• L’AIPRP pour les agents examinateurs

En raison de la structure de rotation des employés d’Affaires mondiales Canada, les séances de formation à l’AIPRP ont été offertes sur demande et la participation a varié entre des formations individuelles et des formations de groupe comprenant jusqu’à 104 participants. Au cours de l’exercice, un total de 67 séances de formation ont été offertes à 1 060 employés d’Affaires mondiales Canada. Parmi ces formations, 65 ont été données virtuellement sur MS Teams et deux séances de formation ont été données en personne.

À la lumière du processus mis en place les années précédentes, des améliorations et des formations ont été apportées en matière de divulgation proactive. Des séances informelles supplémentaires sur la publication proactive des contrats ont été organisées cette année à l’intention de l’équipe chargée des rapports.

De plus, des courriels de rappel mensuels ont continué d’être envoyés aux ministres, aux hauts fonctionnaires et au personnel exempté, leur rappelant leurs responsabilités et les délais à respecter en matière de divulgation proactive des frais de déplacement et d’accueil.

Politiques, lignes directrices et procédures

Communication efficace

Au cours de l’année, Affaires mondiales Canada a lancé une « initiative de réduction des formalités administratives » dans le cadre du plan de mise en œuvre de la transformation du Ministère. Afin d’être plus proactive et efficace, la Direction de l’AIPRP a travaillé en étroite collaboration avec les directions générales des communications du Ministère pour rationaliser son processus de communication lors de la divulgation de documents en réponse à des demandes d’accès à l’information qui pourraient donner lieu à des questions supplémentaires de la part des demandeurs.

Perfectionnement des procédures – Divulgation proactive

Des procédures opérationnelles normalisées sont en place dans l’ensemble d’Affaires mondiales Canada pour satisfaire aux exigences de divulgation proactive. Par exemple :

En ce qui concerne les frais de voyage et d’accueil (articles 75, 76, 82 et 83), le processus est décrit sur une page interne contenant des lignes directrices et des procédures pour aider tous les fonctionnaires tenus de divulguer leurs frais de voyage et d’accueil, y compris des outils et des instructions étape par étape. En outre, Affaires mondiales Canada a lancé une nouvelle plateforme de divulgation des frais de voyage et d’accueil, qui permet de publier des données simultanément sur les sites Web du Ministère et du gouvernement ouvert. Cet outil a pour but de simplifier le suivi de la conformité aux exigences de divulgation proactive et de fournir un point d’accès unique aux Canadiens.

Pour les contrats de plus de 10 000 $ (articles 77 et 86), le Ministère a mis au point et publié un guide de travail afin d’améliorer l’intégrité des données lors de la création de transactions d’approvisionnement dans son Système d’administration financière (SAF), d’où sont extraites les données pour la divulgation proactive.

Les changements apportés au processus au cours du dernier exercice financier ont permis d’améliorer davantage la publication en temps opportun et d’atteindre un taux de conformité de 100 % par rapport à cinq nouveaux paragraphes (paragraphes 88b, 88c, 74b, 74c et 74d).

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information 

Collaboration avec le commissaire à l’information

Le 11 avril 2024, le sous-ministre délégué des Affaires étrangères a rencontré le commissaire à l’information du Canada afin de discuter des réussites et des défis actuels liés à la gestion des priorités en matière d’accès à l’information à Affaires mondiales Canada. Au cours de la réunion, le Ministère a souligné la participation active de sa haute direction à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et a réaffirmé son engagement à améliorer le rendement ministériel. 

Intégration de l’AIPRP dans le Programme de gestion du rendement pour les cadres supérieurs

En réponse aux récentes recommandations du Commissariat à l’information visant à renforcer le régime d’accès à l’information du Canada, Affaires mondiales Canada a pris des mesures concrètes pour améliorer la responsabilisation et le rendement dans ce domaine. Pour l’exercice 2024-2025, le Ministère a désigné « la rapidité et l’exhaustivité du traitement des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels » comme une priorité organisationnelle pour ses cadres supérieurs.

Cette priorité a été officiellement intégrée au Programme de gestion du rendement pour les cadres supérieurs en 2024-2025.

Sensibilisation à l’AIPRP lors de réunions du Comité exécutif et du Comité de gestion ministérielle d’Affaires mondiales Canada

Au cours de l’exercice 2024-2025, la directrice générale et secrétaire des affaires ministérielles d’Affaires mondiales Canada, responsable de l’application de la Loi sur l’accès à l’information, ainsi que le directeur de la Direction de l’AIPRP, ont participé à d’importantes réunions de haut niveau sur la gouvernance organisationnelle. Ils ont assisté à la réunion du Comité exécutif d’Affaires mondiales Canada en avril 2024 et à la réunion du Comité de gestion ministérielle d’Affaires mondiales Canada en novembre 2024.

Lors de ces deux réunions, ils ont souligné l’importance cruciale de répondre en temps opportun aux demandes d’AIPRP, ainsi que la nécessité de réduire l’arriéré des tâches en suspens. Ils ont également partagé les pratiques exemplaires et les stratégies visant à améliorer le rendement et la conformité dans l’ensemble du Ministère.

Initiatives de sensibilisation ministérielle pour un gouvernement ouvert

L’équipe de gestion des données à l’échelle d’entreprise d’Affaires mondiales Canada est chargée de coordonner et de maximiser la diffusion des renseignements et des données ministérielles sur le portail de gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), tel que désigné par la Directive sur le gouvernement ouvert. Avant mai 2023, cette équipe a mené de vastes activités de sensibilisation, tant à l’Administration centrale que dans les missions à l’étranger (près de 300 directions). Les premières mesures de sensibilisation visaient à présenter le mandat et à mettre en relief les besoins en matière de publication, ce qui a entraîné une première croissance de 50 à 159 éléments d’information ouverte pour 2022-2023. La méthode utilisée en 2023-2024 a évolué vers une approche ciblée. Pour ce faire, il a fallu localiser les rapports et contacter les responsables des données pour demander l’autorisation de publier ces dernières sur le portail. Ils ont collaboré avec Bibliothèque et Archives Canada pour aider la Direction du commerce (TIA) d’Affaires mondiales Canada à archiver et à publier d’anciens sites Web. Ces efforts ont porté leurs fruits au cours de l’exercice 2024-2025, puisque le nombre de ressources de données ouvertes publiées sur le portail était passé à 933 en date du 31 mars 2025. L’équipe de gestion des données s’efforce d’accroître la sensibilisation et de mettre en évidence les exigences en matière de publication. Ces activités de sensibilisation continuent de produire un nombre croissant d’éléments d’information ouverte, mois après mois, car les équipes sont de plus en plus conscientes de l’existence de rapports qu’il convient de publier sur le portail de gouvernement ouvert du SCT.

Nouvelle solution logicielle pour le traitement des demandes

Le logiciel de gestion de cas utilisé actuellement pour traiter les demandes est de plus en plus désuet et ne sera plus pris en charge par le fournisseur au cours des prochaines années. Affaires mondiales Canada en profitera pour remplacer l’ancien logiciel et tirer parti de nouvelles technologies afin d’accroître l’efficacité de sa prestation de services et de mieux traiter le fort volume de demandes d’AIPRP. La mise en œuvre de la nouvelle solution est prévue pour l’exercice 2025-2026.

Ressources humaines et développement des talents

Le modèle de travail hybride a continué de favoriser la rétention du personnel au sein de la Direction de l’AIPRP au cours de l'exercice 2024-2025. À l’instar d’autres institutions gouvernementales, Affaires mondiales Canada a dû faire face à des défis persistants pour recruter des analystes qualifiés, en particulier à des postes de niveau supérieur.

Malgré ces difficultés, la Direction de l’AIPRP a obtenu des résultats remarquables en matière de recrutement, avec la nomination de 13 nouveaux employés, dont 10 sont nouveaux au sein du Ministère. La Direction a également mis à profit son programme de perfectionnement professionnel pour soutenir l’évolution de carrière interne, ce qui a permis la promotion de sept membres du personnel existant.

Ces efforts ont contribué de manière considérable au succès opérationnel de la Direction de l’AIPRP au cours de l’année écoulée.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Plaintes reçus et dont le traitement est terminé

Au cours de l’exercice 2024-2025, le Commissariat à l’information du Canada a reçu 218 plaintes au sujet de demandes relatives à l’accès à l’information adressées au Ministère. 

Les raisons de ces plaintes sont les suivantes :

Pendant la période visée par le présent rapport, 333 plaintes à l’endroit du Ministère ont été réglées. Les conclusions relatives aux plaintes réglées étaient les suivantes :

La Direction de l’AIPRP continue de gérer une équipe chargée de la gestion des plaintes du Commissariat à l’information. Cette équipe, qui sert de principal point de contact entre Affaires mondiales Canada et le Commissariat à l’information, travaille en étroite collaboration pour renforcer les relations et améliorer le rendement du programme d’AIPRP d’Affaires mondiales Canada.

Plaintes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport

Publication proactive

Aux termes de la Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement est une institution gouvernementale.

Le Ministère est assujetti aux exigences de publication proactive suivantes :

Tableau des exigences de publication proactive

* Le Ministère dispose maintenant d’un système de vérification électronique pour confirmer que ces transactions sont saisies dans les délais prescrits dans tous les secteurs, sauf les frais d’accueil. Affaires mondiales Canada étudie les façons d’effectuer une vérification électronique de la conformité aux délais de publication prescrits pour les frais d’accueil dans l’avenir.

** Le Ministère n’est pas en mesure de faire la distinction entre les entités gouvernementales ou les ministères, les organismes et les autres entités assujettis à la Loi et énumérés dans les annexes I, I.1 ou II de la Loi sur la gestion des finances publiques et le ministre. Tous les contrats sont téléchargés simultanément sur le site Web du gouvernement ouvert.

Surveillance de la conformité

Présentation continue de rapports

La Direction de l’AIPRP prépare et distribue à l’équipe de gestion de la Direction de l’AIPRP un rapport statistique hebdomadaire qui fait le suivi du nombre de demandes reçues et fermées, ainsi que des nouvelles tendances et des statistiques sur le rendement. Ce rapport permet également de comparer la charge de travail aux taux d’achèvement par rapport à l’année précédente pour déterminer les modifications apportées aux traitements liés à l’AIPRP.

En outre, on publie sur l’intranet un rapport hebdomadaire des tâches actives pour recenser toutes les tâches en cours au sein du Ministère. Accessible à tous les bureaux de première responsabilité, ce rapport permet de consulter la liste de toutes les tâches ouvertes par secteur et d’attirer l’attention sur les dossiers en retard.

Au cours de l’exercice 2024-2025, la directrice générale et secrétaire des affaires ministérielles a continué d’envoyer le rapport bimensuel sur le rendement de l’AIPRP aux sous-ministres, aux sous-ministres adjoints et aux directeurs généraux, en indiquant le nombre de tâches en cours et la conformité au sein de chaque secteur ou direction générale spéciale. Cette procédure vise à sensibiliser la haute direction à l’arriéré des tâches en cours, ce qui améliore la conformité.

En plus du rapport bimensuel sur l’AIPRP, des rapports trimestriels sur l’AIPRP sont produits en juillet, en octobre, en janvier et en avril, et sont communiqués aux mêmes hauts fonctionnaires. Ces rapports donnent un aperçu du rendement des secteurs et des directions générales spéciales dans l’application de leurs obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en mettant particulièrement l’accent sur l’achèvement des tâches et les taux de conformité globaux. Les rapports trimestriels ont pour but de souligner et de reconnaître le travail accompli dans l’ensemble du Ministère en matière d’AIPRP et de promouvoir la responsabilisation continue grâce à un suivi étroit des tendances en matière de conformité tout au long de l’exercice financier.

Enfin, la Direction de l’AIPRP prépare et distribue également la liste des réponses prévues (LRP), un rapport bimensuel qui informe à l’avance les fonctionnaires d’Affaires mondiales Canada des renseignements qui seront divulgués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La LRP est publiée tous les mardis en fin de journée, et une mise à jour est publiée le jeudi pour inclure les réponses supplémentaires ajoutées depuis mardi. En plus de répertorier les publications à venir, la LRP informe également les fonctionnaires du Ministère de la date de publication prévue pour chaque réponse, ce qui garantit une sensibilisation et une préparation coordonnées dans l’ensemble du Ministère.

Au cours de l’exercice 2024-2025, Affaires mondiales Canada a mis en place un nouveau système qui lui permet désormais de vérifier le respect des délais de divulgation proactive dans tous les domaines, à l’exception des frais d’accueil. Les directions principales ont géré leurs exigences de manière indépendante en surveillant les résultats et en veillant au respect des règles.

Limitation des consultations interinstitutionnelles

Au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a surveillé les consultations interinstitutionnelles superflues en demandant à des chefs d’équipe de l’AIPRP chevronnés de contrôler les documents pertinents avant qu’ils soient envoyés aux fins de consultation. Grâce à ce processus, les chefs d’équipe de l’AIPRP ont pu réduire le nombre de consultations envoyées à d’autres organismes internes et externes au gouvernement du Canada, ce qui a permis de diminuer le temps nécessaire pour traiter les demandes et d’éviter de surcharger d’autres ministères avec des consultations inutiles.

Types de renseignements fréquemment demandés

Au cours de l’exercice 2024-2025, Affaires mondiales Canada n’a pas surveillé ou examiné les types de renseignements fréquemment demandés dans le but de les rendre disponibles par d’autres moyens.

Droit d’accès dans les contrats et dans les accords et les ententes sur l’échange de renseignements

Tous les contrats émis par Affaires mondiales Canada comprennent les conditions générales figurant dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), qui comprend une clause dans les conditions générales relative à la Loi sur l’accès à l’information.

Annexe A: Ordonnance de délégation

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